A procuração eletrônica caracteriza um contrato de mandato, que é regido pelas disposições comuns de Direito Civil (arts. 653 a 692 do Código Civil). O contabilista atua como mandatário do outorgante, ou seja, pratica atos e administra interesses em seu nome. Não lhe cabe, porém, a responsabilidade por tais atos, por força dos artigos. 663 e 675, salvo nas hipóteses de má-execução do objeto do mandato (art. 667) e de atuação com excesso de poderes (art. 665).

No primeiro caso, o contabilista deverá indenizar o outorgante pelos prejuízos causados. No segundo, ficará responsável perante terceiros, já que, naquilo em que os atos praticados excedem do mandato, consideram-se praticados em nome próprio, exceto se houver ratificação expressa pelo outorgante. Portanto, a procuração eletrônica outorgada ao contabilista gera a responsabilidade civil inerente a qualquer contrato de mandato.

Contudo, como a procuração envolve o trato com obrigações tributárias, pode emergir, também, responsabilidade tributária para o contabilista mandatário, embora também restrita ao cometimento de irregularidades pelo profissional da contabilidade, delineadas no art. 135, inc. II, e no art. 137, inc. III, alínea “b”, ambos do Código Tributário Nacional – CTN.

Assim, a responsabilidade tributária do contabilista mandatário, com o surgimento de relação jurídica para com o Fisco, existirá tão somente em três hipóteses: atos praticados com excesso de poderes, atos praticados com infração de lei e prática de ilícitos tributários com dolo específico contra o outorgante.

Haverá responsabilização pessoal quando os atos praticados com excesso de poderes ou com infração de lei resultarem de atuação dolosa do contabilista, que age com plena consciência de que está extrapolando os poderes que lhe foram outorgados ou violando a lei tributária.

É importante frisar que a mera falta de pagamento do tributo não configura infração de lei, não sendo apta a gerar a responsabilização pessoal do contabilista mandatário, mas apenas a atrair a incidência dos acréscimos moratórios, de responsabilidade do contribuinte outorgante, salvo se comprovado o dolo por parte do mandatário, que agiu por conta própria e deliberadamente com o intuito de suprimir tributo.

No que tange à prática de ilícitos tributários, inclusive daqueles que sejam tipificados por lei como crimes ou contravenções, o contabilista mandatário só responde pessoalmente perante o Fisco quando o ilícito tiver sido cometido com o dolo específico de prejudicar o outorgante, nos termos do art. 137, inc. III, alínea “b”, do CTN.

 Ou seja, se o ilícito tributário decorreu de atuação conforme a vontade do outorgante, no exercício do mandato, não há responsabilidade do contabilista, pois o dolo de burlar o Fisco foi do outorgante.

Ante o exposto, o que se pode concluir é, em suma, que, fora do contexto da atuação dolosa, caracterizada pela prática de atos com excesso de poderes, com infração de lei ou com dolo específico contra o outorgante, não recairá qualquer responsabilidade tributária sobre o contabilista mandatário, mas apenas responsabilidade civil inerente ao contrato de mandato.

Fonte:  Fernando Telini e Lucianne Coimbra Klein, da Telini Advogados Associados

 advogados@telini.adv.br

O sucesso de qualquer produto e/ou serviço está diretamente ligado ao conhecimento adequado do mercado, altamente competitivo, onde atuamos. Cada vez mais, a economia de mercado está baseada na informação amparada por pesquisas e análises mercadológicas.

A pesquisa de mercado é antes de tudo uma ferramenta para tomada de decisões.

Você já parou para pensar quantas decisões importantes você tomou nos últimos meses?

Ao lançar novos produtos, aprovar campanhas publicitárias, desenvolver novos distribuidores, definir a contratação de mais pessoas na área comercial, temos exemplos de processos decisórios e de julgamentos que envolvem riscos. A pesquisa de mercado é a ferramenta ideal para reduzir a margem de incertezas que sempre acompanham a tomada de decisões.

Há vários tipos de pesquisas que poderíamos citar aqui, no entanto, iremos nos ater as mais utilizadas:

Como anda o atendimento realizado pelo setor de vendas e pós-vendas de sua empresa, analisando as variáveis que influenciam a venda de produtos e/ou serviços? A Auditoria de Marketing e Vendas, vai ao encontro desta necessidade, avaliando os padrões de atendimento, e verificando se estes são efetivamente realizados ou não. Assim, são identificados pontos de melhoria para aumentar a satisfação dos clientes nas unidades de negócio que compõem a empresa.

Qual o potencial de consumo de um determinado produto e/ou serviço, a ser lançado ou do atual portfólio de produtos de uma empresa, perante o mercado que o cerca? O Índice de Potencial de Consumo norteia dirigentes de empresas na busca de eficiência da área comercial, orientando-os sobre qual o potencial por regiões, faixa de poder aquisitivo, dentre tantos outros tipos de segmentações que podem ser realizados na tomada de decisões.

Como e quem são os consumidores, qual estilo de vida que possuem, que tipo de mídia os atinge, em que faixa etária se concentram e como se dá o impulso para a compra? Todas essas indagações podem ser respondidas por meio de uma Pesquisa do Perfil do Consumidor.

No parágrafo anterior, falamos sobre mídia e público alvo. Dependendo do veículo de comunicação, os horários e dias de inserções das peças promocionais são muito importantes. Desta forma é importante saber, qual o tipo de veículo de comunicação que este público lê, ouve ou assiste, seja ele jornal, revista, outdoor, rádio, tv, entre outros. A Pesquisa de Mídia responde estas perguntas e permite uma maior e melhor racionalização de custos de uma campanha publicitária.

Cada vez mais, os consumidores, sacam produtos de gôndolas de supermercados, sem interferência humana direta presencial de terceiros nas suas decisões, ou seja, os produtos passaram a disputar espaços nas gôndolas de auto-serviços há muito tempo. Como é a embalagem do seu produto, tem a cor e o formato adequado, é prático, é econômico, se diferencia dos concorrentes? A Pesquisa de Embalagem, levando em consideração as perguntas aqui descritas, otimiza o consumo deste tipo de produtos.

Associar informações da pesquisa aos dados estatísticos do mercado estudado, considerando questões pontuais econômicas, como por exemplo, fornecimento de matéria prima, mão de obra, sazonalidades, entre tantos outros fatores, fazem com que Estudos Econômicos de Mercado, colaborem no resultado efetivo das pesquisas aqui descritas.

Quais as diferenças entre o seu produto e o concorrente? Se o seu produto é melhor, por que o concorrente vende mais? Qual a influência da marca na compra de um produto? No Blind Test (Teste Cego), o consumidor avalia o produto sem saber a marca do fabricante. Ali, frente a frente com o produto, o mercado vai dizer o que sente, o que vê de positivo ou negativo, o que percebe como diferente, em seguida a marca poderá ser revelada, ou não, e analisada a sua influência no impulso de compra.

O preço é um dos componentes vitais no marketing-mix de qualquer produto ou serviço. Os preços praticados por seus produtos e/ou serviços estão alinhados com o mercado? Como estão os preços dos produtos ou serviços de seus concorrentes? Como fixar preço para uma promoção do seu produto? Só uma Pesquisa de Preços é capaz de fazer uma investigação metódica, estruturada e regular, permitindo, assim, acompanhar a evolução dos preços de seus produtos e os dos concorrentes.

Conclusão: como vimos, utilize, sempre que possível, esta ferramenta essencial para tomada de decisões, pois com ela certamente irá minimizar os riscos de um projeto.

Ricardo Dorés

Com formação acadêmica em Direito e especialização em Marketing, ocupou no mercado as posições de Diretor de Unidades de Negócios, Gerente de Unidade de Negócio, Gerente Nacional de Vendas, Gerente de Desenvolvimento de Mercado, Gerente de Treinamento de Vendas, Supervisor de Vendas, em empresas multinacionais e nacionais de grande porte, tais como: 3M, Pfizer, Glaxo, IMB, Itaú Seguros, dentre outras. É, há 10 anos, consultor empresarial e palestrante. É sócio-diretor da SalesResults|Soluções para Mercados Competitivos. www.salesresults.com.br 

contato ricardo@salesresults.com.br.

É preciso transmitir confiança e credibilidade, ao oferecer o produto, pois nas atuais condições do mercado, onde existe uma grande variedades de preços e produtos, cada vez mais, se faz necessário apresentar não só o produto, mas a solução para os problemas do cliente, e ninguém gosta de investir seu dinheiro em algo que nem mesmo o vendedor tem certeza de seus benefícios.

Um profissional bem preparado, além de ter passado por um treinamento de vendas eficaz, ainda deve saber demonstrar seu produto com convicção e segurança, além de conhecê-lo e saber identificar os seus pontos positivos e negativos, assim como produtos similares com detalhes, motivando o cliente, que desta forma, não perderá o interesse pela compra e nem partirá para a concorrência.

Se você souber identificar as vantagens e benefícios de seu produto, você estará agregando valores a ele e isto poderá justificar o preço devido do que está vendendo.

Para que se faça bons negócios, é preciso identificar as reais necessidades do cliente, pois desta forma, além de não perder tempo, ainda é possível fechar uma boa venda, portanto, você, antes de fazer a primeira visita, deve sondar o cliente e perceber o que ele realmente está precisando.

Um bom profissional deve estar preparado para enfrentar e solucionar todas as dúvidas de seu cliente. Para que exista esta preparação, o profissional deverá se interessar pelo produto que representa. Busque o maior número possível de informações com o fabricante ou fornecedor ou até mesmo com colegas que já estão familiarizados com o produto. Faça pesquisas sobre o produto e sua história.

Teste e examine minuciosamente o produto, pois se existir alguma dúvida por parte de seus clientes, você não será surpreendido por nenhuma pergunta que não saiba responder por já estar familiarizado com ele e não decepcionará seu cliente. Assim, você transmitirá confiança e segurança para seus clientes e certamente realizará ótimas vendas.

Ricardo Dorés

Com formação acadêmica em Direito e especialização em Marketing, ocupou no mercado as posições de Diretor de Unidades de Negócios, Gerente de Unidade de Negócio, Gerente Nacional de Vendas, Gerente de Desenvolvimento de Mercado, Gerente de Treinamento de Vendas, Supervisor de Vendas, em empresas multinacionais e nacionais de grande porte, tais como: 3M, Pfizer, Glaxo, IMB, Itaú Seguros, dentre outras. É, há 10 anos, consultor empresarial e palestrante. É sócio-diretor da SalesResults | Soluções para Mercados Competitivos. www.salesresults.com.br  contato ricardo@salesresults.com.br

Carreira lembra que atualmente o ICMS não é cobrado sobre os bens de capital mencionados na PEC. A legislação vigente já permite que os contribuintes do ICMS obtenham o crédito desse imposto pago nas operações anteriores ao longo da cadeia produtiva. No entanto, os créditos só podem ser compensados em 48 parcelas mensais, “o que compromete a desoneração sob a ótica financeira”, segundo o deputado. O setor reivindica o direito de compensar esses créditos imediatamente.

Alíquota zero x imunidade

A legislação atual também já reduziu a zero as alíquotas do IPI para grande parte dos bens de capital. A PEC, no entanto, generaliza a desoneração do imposto em relação a tais mercadorias e ainda muda a sistemática do benefício.

O autor explica que quando a alíquota é zero, ela pode ser elevada a qualquer tempo. O tributo incide sobre a operação, só que não há imposto a pagar porque sua alíquota é zero. Se a PEC for aprovada, porém, o IPI, assim como o ICMS, deixará de incidir. As operações com bens de capital, dessa forma, serão imunes aos dois tributos, o que é uma garantia maior para os contribuintes.

Tramitação

A PEC está sendo analisada pela Comissão de Constituição e Justiça e de Cidadania. Se for aprovada a admissibilidade, a proposta tramitará por uma comissão especial para avaliar o mérito, antes de ser votada em dois turnos pelo Plenário.

Fonte: Agencia Câmara.

Por que fracassam esses projetos, quando parece tratar-se de uma demanda nacional? Poderia explorar inúmeras razões para elucidar os sucessivos fracassos. Vou, entretanto, apontar tão somente duas delas, relacionadas com a estratégia de concepção e encaminhamento.

Antes de tudo, é preciso reconhecer que existem variadas motivações para aquela demanda: diminuição da carga tributária, redução no número de tributos (no limite, imposto único), descentralização fiscal, simplificação, estímulo à atividade produtiva, justiça fiscal, adoção de padrões internacionais de tributação, eliminação da guerra fiscal, desoneração da folha de salários, etc.

Essas questões, todavia, não são necessariamente consistentes - não raro, contraditórias. Tratá-las simultaneamente produz um efeito paralisante sobre a iniciativa, em virtude de um insolúvel conflito de razões, como as disputas entre as regiões, as entidades federativas e os setores produtivos.

De mais a mais, elas reclamam remédios distintos: redução de carga tributária, por exemplo, somente poderia lograr êxito com a diminuição do gasto público - tema ausente de qualquer projeto.

É erro crucial buscar o caminho das soluções megalomaníacas, que pretendem refundar o sistema tributário brasileiro. Todos sabem que temos graves impropriedades tributárias; poucos observam, todavia, que temos também virtudes.

A tributação da renda no Brasil, por exemplo, é melhor que a européia e se encontra anos-luz à frente da americana. Reforma tributária deve ser vista como um processo permanente, com foco em problemas específicos.

O outro grave erro é eleger a via constitucional para solucionar os problemas tributários brasileiros, quando, em verdade, quase todos podem ser resolvidos por mudanças na legislação infraconstitucional.

O texto constitucional brasileiro é extremamente pródigo em matéria tributária, sem termo de comparação com o de qualquer outro país. Inúmeras questões técnicas como não cumulatividade e substituição tributária, deveriam ser tratadas exclusivamente na legislação infraconstitucional.

Não é outra a razão pela qual os litígios tributários se arrastam indefinidamente até o STF, em prejuízo da segurança jurídica.

Além disso, quase todas as normas tributárias introduzidas por reformas constitucionais, nos últimos quarenta anos, degradaram brutalmente o sistema tributário, amplificando os problemas preexistentes, a exemplo de expressivo aumento das transferências federais à conta do IR e do IPI, sem a correspondente transferência de encargos, e introduzindo novos, como a iníqua permissão conferida aos Estados para fixar alíquotas e reduzir bases de cálculo do ICMS, que resultou no explosivo número de alíquotas efetivas.

Insistir em soluções excessivamente ambiciosas por meio de mudanças constitucionais é certeza de insucesso. Se não conseguimos aprender com os erros antigos, vamos ao menos experimentar novos erros.

Everardo Maciel é ex-secretário da Receita Federal

Até poucos anos atrás o regime da Substituição Tributária “subseqüente” era aplicado somente em alguns segmentos econômicos, sendo centralizado em grandes Indústrias, tais como: combustíveis e lubrificantes, cigarros, bebidas, cimento e de medicamentos.

A partir do ano 2008, o Rio Grande do Sul e outros Estados do Brasil passaram a adotar a Substituição Tributária de forma mais abrangente alcançando muitos outros segmentos econômicos, como: autopeças, rações “pets”, cosméticos e higiene pessoal, colchoaria, arroz, sucos de frutas.

Nos meses de Setembro, Outubro e novembro de 2009, outros segmentos passarão a integrar esta lista, como: bicicletas, brinquedos, ferramentas, instrumentos musicais, material de limpeza, papelaria, produtos alimentícios, material de construção, louças e talheres, material elétrico, etc.

O regime tributaria que antes era considerado uma exceção passa a ser a regra adotada pelo Governo do Estado na sistemática de apuração e arrecadação do tributo - ICMS.

Devemos destacar que o regime tem como característica básica a atribuição de responsabilidade ao industrializador da mercadoria pelo pagamento do imposto (ICMS) que é devido em etapas subseqüentes da cadeia econômica. O valor do imposto de substituição é cobrado pela indústria, através da nota fiscal de venda, do comerciante e posteriormente recolhido ao governo do Estado.

O ônus tributário do comerciante, com relação ao ICMS, que incidia sobre a venda da mercadoria, passa a incidir no momento em que este adquire a mercadoria da indústria.

Cabe esclarecer que a operação de venda, quando esta se destinar a consumidor final, não ocorre a substituição tributaria.

O cálculo do imposto é feito sobre o total da operação,isto aí o preço praticado, acrescido do IPI, frete e franquia, e sobre este somatório, acrescenta-se a Margem de Valor Agregado (MVA) A base de calculo presumida, nos termos da equação, correspondera ao preço final estimado de venda no varejo a consumidor final. 

Como em qualquer mudança tributaria, essa terá reflexos, tanto no comércio quanto nas indústrias. Citamos alguns aspectos decorrentes:

1- O comércio, optante do Simples Nacional, terá um acréscimo na carga tributaria, pois as alíquotas de ICMS previstas na tabela do Anexo I da LC 123/06, de percentual bem inferior, serão substituídas pelas alíquotas de ICMS aplicáveis às demais pessoas jurídicas (12%, 17% ou 25%)

2 - As indústrias ,nas vendas a optantes do Simples Nacional, terão dificuldades de justificar a exigência do ICMS naquela operação, face o ônus tributário mais elevado e antecipado que estas terão que suportar;

3 - No caso de inadimplência do cliente, além de deixar de receber o valor da venda da mercadoria, a empresa industrial terá de assumir ainda o ônus do debito próprio e do débito de responsabilidade por substituição tributaria;

4 - A Margem de Valor Agregado (MVA) que é “atribuída pelo Estado” deverá ser condizente com a realidade do mercado, sob pena de representar um indevido aumento da carga tributaria.

É de se ressaltar que o regime tem por finalidade a simplificação e facilitação do aparato fiscalizatório e o aumento e anteciparão da receita, na medida em que há uma redução no número de contribuintes e a cobrança do tributo é de forma antecipada até a fase final da operação.

Esperamos que este Regime, aplicável a muitos segmentos econômicos, reduza efetivamente a sonegação fiscal e, conseqüentemente, aumente a arrecadação do Estado, possibilitando com isso uma desoneração da quase insuportável carga tributaria, ou pelo menos que este incremento arrecadatório possa retomar aos contribuintes de fato sob a forma de melhores serviços públicos saúde, educação e segurança.

Feliciado Almeida Neto

Affectum Audifores e Consuhores S/S

Em 2003, alguns empresários foram acusados por não registrarem nos livros contábeis da empresa os valores recebidos. À época, o Supremo Tribunal Federal decidiu que deveria ser encerrada a discussão sobre a acusação de sonegação na esfera administrativa, livrando os empresários de serem presos. A partir daí, todas as decisões sobre o assunto foram tomadas pelos advogados com base nesse entendimento.

Só que, agora, o STF está sinalizando aos empresários de que vai seguir o disposto na Lei nº 8137/1990, que diferencia os tipos de crimes tributário: o formal e o material. O material refere-se a deixar de fornecer documento fiscal relativo à venda de mercadoria ou prestação de serviço, isto é, o não-pagamento ou o recolhimento a menor do tributo. A pena de reclusão é de dois a cinco anos e o pagamento de multa para tais crimes.

Quanto aos crimes formais, não há necessidade de resultado: apenas a tentativa de sonegação configura crime. Exemplos são a apresentação de uma declaração falsa de Imposto de Renda (IR) ou o crime de apropriação indébita, que ocorre quando o empresário recolhe a contribuição previdenciária do empregado, mas não a repassa para o INSS. Nesses casos, detenção de 6 meses a 2 anos e multa. É melhor não dormir no ponto, isso sim.

Fonte: ITCNET.

O texto legislativo revogado, quando publicada a Lei nº 9718/1998, aumentou a base de cálculo para as contribuições PIS/Pasep e Cofins . Isso porque ao conceituar faturamento, equiparou-o à receita bruta e esta à totalidade das receitas auferidas pela pessoa jurídica, incluindo-se as demais receitas.

Até então o faturamento, entendido como receita operacional, era a base de cálculo legítima no cômputo dessas contribuições criadas pelas Leis Complementares nºs 07/1970 do PIS/PASEP e 70/1991 da Cofins.

O fundamento da declaração de inconstitucionalidade do referido artigo 3º, anteriormente proferida em Recurso Extraordinário pelo STF, foi a inexistência de norma constitucional que o amparasse, uma vez que a Emenda Constitucional nº 20, de 15/12/1998, que pretendia dar-lhe sustentação, alterando a redação do art. 195 da Constituição Federal, surgiu após a publicação da Lei nº 9718/1998, não podendo, portanto, fundamentá-la e igualmente convalidá-la.

O próprio Fisco já vinha aderindo à matéria, conforme expressado em Decisões do antigo Conselho de Contribuintes da Receita Federal do Brasil.

Assim, a partir de 28 de maio de 2009, não são mais devidas, pelas empresas tributadas pelo regime cumulativo, a tributação das contribuições PIS/Pasep e Cofins sobre receitas não decorrentes da atividade da empresa como, por exemplo, as receitas financeiras, as decorrentes de aluguel de imóveis, quando essas atividades não fazem parte do objeto social da pessoa jurídica, entre outras.

Em regra, a partir dessa data não há mais a incidência das contribuições sobre as receitas não decorrentes das atividades que integram o objeto da empresa.

Autor: Andressa M. S. Cecília Artuzo, consultora tributária da Moore Stephens Auditores e Consultores.

*GLAUCO PINHEIRO DA CRUZ - Diretor do Grupo Candinho Assessoria Contábil e presidente do SESCONAPI (Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas do Grande ABC).

…. Infelizmente a Receita Federal ano após ano vem aumentando a burocracia, criando controles em cima de controles, visando com isto coibir a sonegação fiscal. O contribuinte de uma forma ou de outra tem que se lascar em atender em dia as informações  e declarações fiscais para cumprir com as obrigações acessórias definidas no  direito tributário.
Como se sabe a raiz do problema esta no Sistema Tributário atual. Uma Reforma Fiscal Tributaria que viesse simplificar o processo de arrecadação seria a solução.
Oconsultorcontabil.

Todos nós, com certeza, já recebemos, de um colega de trabalho, e-mails  incompreensíveis ou de difícil leitura onde, ao final do texto, ficamos imaginando o que a pessoa realmente queria comunicar.

A cada dia que passa, recebemos cada vez mais mensagens eletrônicas. Consciente ou inconscientemente, ao abrir nossas caixas postais, fazemos, geralmente, uma varredura na linha de assunto, a fim de decidir quais mensagens iremos abrir, a prioridade das mesmas e aquelas que, simplesmente, serão excluídas. Lembre-se que a sua mensagem não é a única na caixa de entrada do destinatário e o campo Assunto do e-mail poderá decidir a prioridade em que a sua mensagem será lida, ou até mesmo, se será lida. Portanto, defina o que você deseja comunicar em pouquíssimas palavras e, então, adicione à sua mensagem. Jamais deixe o campo de assunto em branco, pois o destinatário poderá deixar de abrí-la por não saber do que se trata. Redija o campo Assunto, com um título informativo, que em pouquíssimas palavras realmente expresse a essência da sua mensagem. Veja alguns exemplos interessantes:

Assunto: “Follow up sobre quarta-feira”. Geralmente este tipo de assunto não leva a lugar algum, pois nosso destinatário, provavelmente deve ter falado com mais uma série de pessoas, além de nós, desde nosso último contato. Que tal algo como, por exemplo, “Confirmado para quarta-feira, será que precisaremos de uma sala maior?”, ao ler o campo assunto o seu receptor irá pensar sobre o tamanho da sala que precisarão utilizar para a próxima reunião e abrirá a mensagem para verificar todo o conteúdo.

Mantenha a mensagem focada no assunto, pois, muitas vezes o destinatário ao ler parcialmente a mensagem já a responde sem ler o e-mail integralmente. Seguindo este princípio, seja breve, sem perder o conteúdo do que queira comunicar. Caso seja imprescindível colocar outro assunto na mesma mensagem, que não são diretamente relacionados, adicione uma linha introdutória breve sobre todos os pontos que são tratados na mensagem, sinalizando e garantido uma melhor compreensão do que existe na mensagem enviada. Se todos os pontos são suficientemente importantes, divida-os em mensagens separadas, para que o destinatário possa tomar conhecimento do assunto específico, responder enviando determinados arquivos, ou, ainda,  confirmar uma reunião sobre cada assunto individualmente.

Utilize um padrão visual e ortográfico adequado para seus e-mails profissionais. Nada pior do que receber uma mensagem contendo um fundo que dificulte sua leitura, ou ainda, com cavalinhos coloridos “correndo” na mensagem. O fundo que mais facilita a leitura é o fundo branco, no entanto, várias empresas costumam utilizar os logotipos que, a meu ver, não tem problema algum, desde que sejam de tamanho adequado e que não façam a mensagem virar um outdoor. Nada de mensagens utilizando :-), :-(, [ ]s ou outras coisas do tipo, porque as pessoas não são obrigadas a conhecer os seus significados, como também não são apropriadas comercialmente falando. Evite caracteres rebuscados ou fantasiosos, que fazem sua mensagem parecer uma pintura rupestre ou uma obra de arte de aparência, no mínimo, questionável.

Utilize recursos como negritar ou sublinhar palavras ou frases em pontos que você, realmente, tenha necessidade de destacar. Outro ponto a ser comentado é o uso de frases inteiras em letras maiúsculas, independentemente, da intenção de uso, dá a sensação que você está gritando.

Dentro do possível, evite os anexos e, principalmente, os que possuam um tamanho considerável. Utilize somente o que for necessário para ilustrar a sua mensagem e, dê preferência, ao que você possa colocar no “corpo” da mensagem a qual irá utilizar. Lembrando que, geralmente, e-mails extensos não são lidos até o final.  Veja o exemplo abaixo:

Para: Todos Comercial

De:    Paulo

Assunto: Livro que todos deveriam ler

Olá pessoal,

Anexei um arquivo PDF que acredito muito útil. Esta é a segunda vez que envio o documento, pois a versão que mandei ontem tem um erro de digitação na página 27, e desta forma a envio novamente. Digam-me o que acharam!

Anexos:

Comunicação e suas vantagens (36 MB)

Provavelmente, quantos não apagariam a mensagem acima exemplificada sem olhar o anexo?

Que tal algo como:

Para: Rodrigo Nunes

De: Paulo

Assunto: Ótimo tema para desenvolvimento profissional da área comercial

Olá Rodrigo,

Deparei-me com um excelente livro sobre Comunicação Empresarial que tem muitas dicas sobre a racionalização das comunicações profissionais. Alguém já se ofereceu para apresentar no seminário, no próximo mês? Gostaria de saber se podemos fazer uma pequena apresentação de 30 minutos sobre o uso do e-mail de forma eficaz. Qual a melhor forma de enviar-lhe um arquivo de 36 MB?

Este meio de comunicação funciona melhor quando você utiliza textos relevantes no próprio corpo da mensagem.

Identifique-se claramente, principalmente, num primeiro contato. Inclua sempre seu nome, cargo e quaisquer outros elementos de identificação que lhe pareçam essenciais. Cabe, aqui, ressaltar a importância de uma assinatura padronizada, contendo os dados necessários, tais como, sua página na internet, telefone, etc.

Se você já teve a oportunidade de um contato presencial, mas, não tem certeza que a pessoa lembra-se de você, não se acanhe em utilizar uma frase como: “ gostaria de continuar a falar sobre a importância da comunicação, tema que tratamos rapidamente em nossa conversa no elevador”.

Seja sempre educado e cordial, pois, se, por alguma razão, estiver de “cabeça quente” escreva sua mensagem, salve-a no rascunho e não a envie imediatamente.  Levante, vá tomar um café espaireça seus ânimos. Releia a mensagem após ter descansado as idéias.

 Quando escrever para um amigo ou um colega de trabalho próximo, você poderá até não utilizar a formalidade, entretanto, lembre-se que, em alguns casos, as pessoas esperam de você uma resposta formal, pois, você está tratando de negócios, desta maneira, utilize sempre o bom senso. Algo que frequentemente acontece em situações informais é utilizar pontuação não usual e, as vezes, algumas “gafes” de português. Nada justifica este tipo de erro.

Saiba utilizar o recurso “Responder a Todos”. Já presenciei algumas “guerras” pelo fato deste recurso ser utilizado indevidamente.

O e-mail, geralmente, chegará rápido ao seu destinatário. Lembro-me de um colega de trabalho que me pediu algumas informações por e-mail, e, após 3 ou 4 minutos seguintes, enviou um outro e-mail, avisando-me que já havia resolvido o problema por conta própria. Ao verificar minha caixa de entrada passei a providenciar o solicitado, pesquisando sobre o assunto e lhe respondi na sequência sem ter observado a mensagem posterior na qual ele me avisava que havia solucionado a questão. Neste caso, como em vários outros, nada como o bom e velho telefone para agilizar o processo de comunicação.

Os prazos de respostas para e-mails deverão ser de até 24 horas, respeitando o calendário de dias úteis. Não se esqueça do fuso horário ao enviar e receber mensagens fora do território nacional e coloque-se no horário do seu interlocutor.

Ao receber um e-mail pertinente, não deixe de dar uma resposta até o prazo acima descrito, caso lhe seja solicitado. Se por ventura a resposta demandar de uma pesquisa ou trabalho mais minucioso, é recomendável que isto seja informado conforme o exemplo a seguir: “necessito de um prazo X para lhe enviar o solicitado”.

Concluindo, existem muitas situações onde o bom contato face to face e até o telefônico são mais efetivos que um e-mail.

Ricardo Dorés:

Com formação acadêmica em Direito e especialização em Marketing, ocupou no mercado as posições de Diretor de Unidades de Negócios, Gerente de Unidade de Negócio, Gerente Nacional de Vendas, Gerente de Desenvolvimento de Mercado, Gerente de Treinamento de Vendas, Supervisor de Vendas, em empresas multinacionais e nacionais de grande porte, tais como: 3M, Pfizer, Glaxo, IMB, Itaú Seguros, dentre outras. É, há 10 anos, consultor empresarial e palestrante. É sócio-diretor da

SalesResults | Soluções para Mercados Competitivos. www.salesresults.com.br  contato

 ricardo@salesresults.com.br

Artigo de Jan/2010.