O Consultor Contábil|Informações sobre contabilidade, administração, legislação tributária e trabalhista

O diagnóstico empresarial/organizacional é um instrumento utilizado para se fazer o mapeamento da situação global da empresa sob a ótica de seus proprietários, funcionários, clientes internos e principais clientes externos, como etapa essencial anterior ao planejamento. O diagnóstico é realizado por meio da aplicação de um amplo questionário no qual são levantadas as impressões dos funcionários a respeito de questões abrangentes, tais como a prática do planejamento e da gestão, a estrutura organizacional e seu funcionamento, os recursos humanos, as sistemáticas de comunicação e informatização existentes, a visão estratégica da organização; assinalando-se seus pontos fortes e fracos e as medidas adotadas para a solução de problemas. Também são pesquisadas as percepções e expectativas dos principais clientes externos quanto ao seu relacionamento com a empresa. Não existe um único diagnóstico. Cada um deles é resultado do conjunto de variáveis que se estuda, da profundidade com que cada variável é analisada, do momento histórico em que se faz o estudo e da experiência de quem o executa. Considera-se que o diagnóstico organizacional compõe-se de quatro partes básicas:

Formulação do problema

Levantar informações sobre o problema

Analisar as informações

Sugerir ações futuras

Formular a hipótese ou problema pode começar simplesmente com um comentário do tipo “as coisas não estão fluindo tão bem como costumava acontecer” ou “por que os resultados de tal ação estão abaixo do esperado?”. Levantar informações pode incluir análise de documentos existentes, observação das rotinas cumpridas pelos recursos humanos ou entrevistas e conversas com as pessoas que se relacionam com a organização

Estudos de organização e métodos podem ser instrumentos úteis para se conhecer processos e seus impactos sobre os resultados.

A análise das informações geralmente inclui a comparação com algum tipo de padrão e procedimento operacional idealizado pela equipe responsável pelo diagnóstico.
Finalmente, a comparação baseada nas informações colhidas sugere as ações futuras. Essas ações são os passos requeridos para levar a organização do estado atual para o estado futuro idealizado. A participação de cada funcionário no processo de diagnóstico representa um importante fator crítico de sucesso no envolvimento de todos os funcionários nas mudanças que vierem a ser propostas. Neste sentido, o diagnóstico participativo passa a ser uma etapa fundamental prévia para a estruturação adequada do planejamento organizacional.

O fato é que gastos, desembolso, investimento e possíveis perdas estão na pauta de todos, principalmente de gestores financeiros e contábeis

Neste momento de realinhamento econômico forte do mundo, o somatório do esforço físico ou monetário despendido na produção de um bem ou serviço - mais conhecido como custo - está exaustivamente em debate. A operação sempre foi feita com dose expressiva de intuição - típica do empreendedorismo -, mas como ninguém sabe até agora a extensão do problema do sistema financeiro internacional, restou tornar-se mais sistemático com relação ao tema, deixando completamente de lado o discernimento instantâneo.

O fato é que gastos, desembolso, investimento e possíveis perdas estão na pauta de todos, principalmente de gestores financeiros e contábeis. Creditou-se à fiscalização mais efetiva dessas atividades uma forma de caminhar sem surpresas no médio e longo prazo. O controle de custos diretos (matéria-prima e mão-de-obra) e indiretos (serviços essenciais, como luz, água) sempre foi assunto pouco abordado pela alta cúpula das empresas e mais pela diretoria executiva das organizações. Talvez porque controles desse tipo estivessem muito relacionados às atividades práticas do dia-a-dia, cuja interferência direta está ligada à gestão de planilhas com tabulações pré-definidas e planos de contingenciamento programados para entrar em ação quando algo caminhe errado.

Hoje, há um engajamento maior de todos os níveis da empresa em torno da questão. Leis recentes, como a 11.638/07, que alterou normas e procedimentos contábeis das organizações brasileiras, exigindo mais transparência e clareza nos demonstrativos financeiros, também deslocaram o assunto para o epicentro das empresas. A lei impulsiona a necessidade de engajamento por parte de todos no item relacionado à avaliação de valores de ativos e passivos (seja qual for), para se adequar ao novo modelo de demonstrativos financeiros da organização.

O sacrifício financeiro para obter um produto ou um serviço, independentemente de sua finalidade, significa gasto. Isso também representa assumir a aquisição de algo por algum valor, cujo pagamento deverá ser honrado ou quitado em um determinado momento futuro, custe o que custar. Muito desse sacrifício objetiva investir para sobreviver no mercado altamente competitivo, possibilitando a geração de benefícios futuros. A não prática desse esforço pode significar desvalorização de patrimônio e também dos bens e serviços oferecidos pela organização à sociedade.

Os serviços de outsourcing, neste momento - e por conta do que foi explicado anteriormente sobre a necessidade de continuar se aprimorando para enfrentar o mercado -, ganham em importância, já que são capazes de possibilitar às empresas uma visão mais real de seus custos em suas atividades meios e melhor alinhamento com a realidade, com aumento de produtividade e redução de riscos. A terceirização de áreas, como contabilidade, controladoria, gestão de pessoal, controle patrimonial, financeiro, contabilidade fiscal, societário e tecnologia são as que mais permitem um ganho com a terceirização, se os projetos e iniciativas forem bem implementados.

O outsourcing tornou-se, de fato, uma alternativa viável para redução de custos. Os investimentos em equipamentos e mão-de-obra congelados direcionam o mercado a ver com bons olhos a adoção da prática, embora há muito tempo já se tem provado a sua decisiva importância na evolução dos negócios nas empresas. Além disso, a necessidade, atualmente, de maior gestão dos processos atrai as empresas a buscar parceiros com habilidade e experiência para isso.Por fim, é preciso ter estratégia e planejamento para caminhar enquanto o quadro está indefinido. Com isso, a gestão do negócio ganha em importância e requer serenidade. Há, sem dúvida, uma necessidade de reposicionamento das organizações neste momento. E a revisão de custos é mais do que preponderante

O início de um negócio sempre envolve desafios. Para evitar que os obstáculos que surgem no meio do caminho não tirem uma empresa do mercado, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Rio de Janeiro (Sebrae-RJ) criou um “passo a passo” que o empreendedor deve seguir na hora de posicionar seu produto ou serviço no mercado.

Conheça abaixo os “dez mandamentos” relativos à melhoria da gestão, da omitização de custos e do relacionamento com o cliente desenvolvidos pela entidade:

1. Inove sempre
É preciso que o empreendedor tenha novidades que mantenham sempre a clientela interessada em seu produto ou serviço. Buscar inovações não se refere somente ao atendimento ao cliente, mas também a formas criativas de reduzir custos de produção, para manter o preço atrativo.

2. Monitore a concorrência
As boas idéias também podem estar no vizinho. É sempre importante saber o que a concorrência está fazendo em atendimento ao cliente, promoções e preços. Navegar no site ou visitar a loja do concorrente é sempre uma boa idéia.

3. Não tenha medo da informática
Não vale a pena perder tempo fazendo manualmente o que um computador pode fazer muito mais rápido. Use o seu tempo para pensar em estratégias e deixe a contabilidade, os estoques e o cadastro de clientes para softwares específicos.

4. Invista em treinamento
Atualize-se e certifique-se de que seus funcionários saibam muito bem quais são seus objetivos para o negócio. Cursos de venda, de gestão e de aprimoramento da qualidade podem ser boas ferramentas para motivar a equipe.

5. Preste um bom serviço
A propaganda boca-a-boca é essencial para que um negócio prospere. Por isso, garanta que seu produto ou serviço satisfaça seus consumidores. Uma caixa de sugestões e um programa de fidelidade podem revelar o que seu freguês realmente quer.

6. Evite fazer estoques
É importante que o empresário saiba qual é a quantidade de matéria-prima que precisa para sua operação. A partir disso, poderá manter estoques mínimos e negociar bons prazos e preços com os fornecedores, atendendo bem os consumidores sem desperdícios.

7. Mantenha os olhos abertos
Uma oportunidade de crescimento pode “morar” ao lado. Por isso, não se feche dentro do próprio negócio e mantenha-se atualizado sobre as novas tendências em seu setor. Fique atento para não deixar de perceber, por exemplo, que uma cidade vizinha pode estar precisando de seus produtos.

8. O governo é um bom cliente
A Lei Geral da Micro e Pequena Empresa, aprovada em 2006, prevê benefícios para os pequenos empreendedores nas compras do governo. Por isso, fique atento aos editais de compra governamental, especialmente os de prefeituras.

9. Olhe para cima
Uma boa alternativa para a pequena empresa é uma parceria com uma companhia maior. O pequeno negócio pode ser responsável por um elo da cadeia produtiva: por exemplo, há pequenas empresas que fazem a estamparia das camisetas vendidas em grandes magazines.

10. Imagem é tudo
Instalações físicas limpas e bem conservadas, funcionários bem treinados e equipamentos bem cuidados fazem o ambiente de seu negócio parecer mais profissional. Por isso, garanta que a pintura e a limpeza do “cartão de visitas” de sua empresa, seja ela uma loja ou um escritório, esteja sempre em dia.

Fonte: Sebrae

As atividades contábeis devem ser exercidas por profissionais habilitados diplomados, não sendo justificado o exercício da atividade por auxiliar de escritório. Com esse entendimento, a Segunda Turma do Superior Tribunal de Justiça, por unanimidade, rejeitou o recurso interposto por Spaipa S/A  Indústria Brasileira de Bebidas contra acordo do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4).

A Spaipa S/A foi multada pelo Conselho Regional de Contabilidade do Paraná por manter funcionários sem a devida habilitação funcional exercendo atividade profissional privativa de contador. A empresa recorreu à Justiça, alegando que a direção e a supervisão técnica do setor de escrituração contábil era feita exclusivamente por contadores devidamente registrados no Conselho e que o desempenho de atividades cotidianas por auxiliares do setor não caracteriza exercício irregular da profissão.

Segundo o relator do recurso, ministro Mauro Campbell Marques, a questão central da controvérsia é determinar a abrangência do conceito da expressão “encarregados da parte técnica”, disposta no Decreto-Lei 9.295/46. Os argumentos da defesa consistem em tratar como sinônimas as expressões “encarregados técnicos” e “coordenadores, diretores, gerentes ou supervisores técnicos” e em limitar as atividades privativas de contador à confecção da escrituração contábil da empresa. “Mas não é assim. à luz da legislação que regulamenta a profissão em comento, todo e qualquer funcionário que exerça atividades relacionadas à organização e à execução de serviços de contabilidade é um encarregado técnico”, destacou o ministro.

Para Mauro Campbell, a simples existência de contadores habilitados e registrados atuando na coordenação do setor de contabilidade de uma empresa não afasta a possibilidade de que, no dia-a-dia, outros funcionários exerçam irregularmente atividades privativas de contador. Até porque, enfatizou o ministro, o artigo 15 do referido Decreto não limitou a obrigatoriedade da presença de profissional habilitado e registrado no Conselho apenas para o exercício de atividades que envolvessem unicamente a direção técnica do setor de contabilidade ou a escrituração contábil de empresas. “Não o fez nem poderia fazê-lo. Afinal, essa redução no campo de incidência da citada regra importaria em contradição ao que dispõe o artigo 12 do mesmo diploma normativo”, concluiu o relator.

Fonte: STJ.