O homem brasileiro é oral e auditivo. Nós lemos pouco. É por essa razão que vemos no Brasil as pessoas ligarem por telefone antes de mandar um fax, avisando que irá mandá-lo e, logo em seguida, ligarem novamente dizendo: – Recebeu meu fax? O que eu queria dizer é que… e toda a comunicação segue oralmente.
Daí a importância fundamental da reunião para o homem brasileiro. Embora em outros países a reunião possa ser dispensada e substituída por memorandos escritos, no Brasil essa não é a realidade. Fazer reuniões para ouvir nossos funcionários e comunicar-lhes o andamento dos projetos, os planos futuros, a situação econômica e financeira da empresa é fundamental para a motivação. No Brasil, sem reunião, não há motivação.
Nossas pesquisas, porém, têm demonstrado que muitas reuniões são feitas em dia e hora erradas e de forma errada. Reuniões às sextas-feiras é um desastre. Todos só estarão pensando no final de semana. Tudo o que for decidido desaparecerá da cabeça das pessoas no sábado e no domingo. Reuniões longas é outro desastre.
Faça todas as segundas-feiras pela manhã, uma reunião com as pessoas mais diretamente ligadas a você. Na segunda-feira pela manhã, todos estão com a cabeça fria. As decisões serão imediatamente postas em prática. Faça uma reunião com apenas uma hora de duração. Das 9 às 10 horas, por exemplo. Termine impreterivelmente na hora marcada. Os assuntos que ficarem pendentes, tratem-os separadamente depois da reunião. Você que é chefe, faça uma reunião para OUVIR e tomar conhecimento do que seus subordinados estão fazendo. Não se preocupe de não ter um assunto específico para a reunião. OUÇA e os assuntos estarão lá. Experimente: as reuniões de segunda-feira são um sucesso. BOA SEMANA. SUCESSO.